Siti web per Associazioni
Un sito che il vostro direttivo riesce davvero a gestire, anche quando cambia.
Progettiamo siti web per associazioni dal punto di vista di chi li dovrà gestire: il direttivo. E quasi tutte le associazioni che incontriamo un sito l’hanno già avuto.
Spesso lo aveva fatto il nipote di un socio, o un’agenzia che poi è sparita, o una piattaforma gratuita che a un certo punto ha smesso di funzionare. In tutti i casi il finale è lo stesso: nessuno sa più come si aggiorna, l’ultimo evento pubblicato è di due anni fa, e le password le aveva il segretario precedente.
Costruiamo siti che non finiscono così.
Siti web per associazioni: cosa cambia tra APS, ODV ed ETS.
La sigla dopo il vostro nome non è un dettaglio burocratico: cambia quello che il sito deve pubblicare e come conviene organizzarlo. Per questo, quando progettiamo siti web per associazioni, la prima domanda non è “che grafica vi piace” ma “che ente siete”.
APS – Associazioni di promozione sociale.
Vivono di soci: il sito deve rendere semplici tesseramento e rinnovi, raccontare le attività e distinguere ciò che è riservato ai soci da ciò che è aperto a tutti. La sezione iscrizioni qui non è un accessorio, è il cuore del progetto.
ODV – Organizzazioni di volontariato.
Il centro sono i volontari e chi ha bisogno di voi. La pagina “come aiutarci” pesa più del tesseramento: donazioni, disponibilità di tempo, 5×1000. Il sito deve abbassare la soglia d’ingresso per chi vuole dare una mano, non alzarla con moduli complicati.
ETS e RUNTS.
Con l’iscrizione al Registro unico nazionale del terzo settore arrivano obblighi di pubblicazione: sopra certe soglie di entrate, bilanci ed eventuali compensi vanno resi pubblici. Predisponiamo la sezione trasparenza con la struttura corretta, così l’aggiornamento annuale è un caricamento, non un progetto. Cosa pubblicare esattamente lo definite col vostro commercialista: noi vi diamo il posto giusto dove metterlo.
ASD e associazioni culturali.
Per le sportive contano il registro delle attività sportive, i corsi con orari sempre aggiornati e le iscrizioni stagionali; per le culturali il calendario eventi e l’archivio di ciò che avete fatto, che è la vostra credibilità quando chiedete un patrocinio o un contributo.
Cosa deve fare il sito di un'associazione.
Un sito associativo non deve vendere. Deve rispondere in fretta a quattro domande che si fanno persone diverse.
Chi siete e di cosa vi occupate.
Se lo chiede chi vi ha visto nominare da qualche parte e vuole capire se siete seri.
Cosa succede adesso.
Se lo chiede chi cerca il prossimo evento, l’orario del corso, la data dell’assemblea. È la domanda più frequente in assoluto ed è quella a cui la maggior parte dei siti associativi risponde peggio.
Come faccio a partecipare.
Se lo chiede chi vuole iscriversi, fare volontariato o portare i figli. Deve trovare un modulo, non un indirizzo email generico.
Come vi sostengo.
Se lo chiede chi vuole donare, tesserarsi o darvi il 5×1000. Se glielo rendete difficile, non lo fa.
Le sezioni che costruiamo.
Eventi e attività.
La parte viva del sito. Calendario aggiornabile in pochi minuti, pagina dedicata per gli eventi importanti, archivio di quelli passati che continua a portare visite e a raccontare cosa fate.
Se organizzate una rassegna o una festa, quella diventa una sezione a sé con programma, mappa e informazioni pratiche.
Chi siamo e organi sociali.
Storia, missione, consiglio direttivo, statuto. Sembra la parte noiosa ed è invece quella che guarda chi deve decidere se darvi un contributo o una sponsorizzazione.
Iscrizioni e tesseramento.
Moduli online per nuovi soci e per i rinnovi, con i dati che arrivano già ordinati invece che sparsi tra WhatsApp e fogli firmati. Gestione del consenso privacy fatta come si deve, perché state raccogliendo dati personali.
Donazioni e 5x1000.
Integrazione con i sistemi di pagamento e con le piattaforme di raccolta fondi. Vi spieghiamo prima le differenze di commissione, perché su donazioni da venti euro incidono in modo pesante.
La pagina 5×1000 va preparata a gennaio, non a maggio. Ve lo ricordiamo noi.
Trasparenza.
Diversi enti del terzo settore hanno obblighi di pubblicazione sul proprio sito. Predisponiamo la sezione con la struttura corretta e la documentazione su cosa aggiornare e quando. Quali obblighi ricadano sul vostro ente specifico va verificato con il vostro consulente.
Area riservata.
Se serve. Documenti per i soci, verbali, materiali per i volontari, comunicazioni interne. Non la proponiamo per default: molte associazioni la chiedono e poi non la usano.
Contatti e sede.
Indirizzo, orari di apertura, mappa, moduli differenziati per chi vuole informazioni, per chi vuole collaborare e per la stampa.
Il pannello che vi lasciamo.
Questa è la parte che decide se il sito sarà vivo tra due anni o no.
Vedete solo quello che vi serve.
Niente trenta voci di menu. Chi entra per caricare un evento trova la voce Eventi e basta.
Ruoli diversi per persone diverse.
Il presidente può tutto, chi gestisce i social pubblica solo eventi e notizie, il tesoriere aggiorna la sezione trasparenza. Nessuno può rompere per sbaglio qualcosa che non gli compete.
Formazioni registrata.
La call in cui vi insegniamo a usare il sito la registriamo, così quando cambia il consiglio la persona nuova ha il materiale.
Documentazione scritta.
Accessi, procedure, scadenze. Tutto in un documento che resta all’associazione, non nella testa di chi c’era.
Il problema del ricambio
Nelle associazioni il consiglio cambia. È fisiologico ed è giusto, ma dal punto di vista digitale è il momento in cui si perde tutto: password, file sorgente dei loghi, accessi ai social, contratto dell’hosting.
Lo abbiamo visto succedere abbastanza volte da farne una parte del lavoro.
Lasciamo sempre un documento di consegna con tutti gli accessi, i riferimenti dell’hosting e del dominio, la posizione dei file grafici originali e le scadenze annuali. Se il direttivo cambia, facciamo una call di allineamento con chi arriva.
Il dominio e l’hosting li intestiamo all’associazione, non a noi. Sembra ovvio e quasi mai lo è: capita spesso di trovare associazioni che non possono toccare il proprio sito perché il dominio è registrato a nome di qualcuno che si è allontanato anni fa.
Con chi abbiamo lavorato.
FAQ
Abbiamo un sito su una piattaforma gratuita. Potete migrarlo?
Sì, ed è una delle richieste più frequenti. Recuperiamo contenuti e immagini, registriamo o trasferiamo il dominio intestandolo all’associazione e impostiamo i redirect dai vecchi indirizzi, così non perdete i collegamenti che circolano su volantini e social. La piattaforma gratuita resta attiva finché il nuovo sito non è online: il passaggio avviene senza giorni di buio.
Possiamo avere le email con il dominio dell'associazione?
Sì: caselle come info@vostraassociazione.it per direttivo e sezioni, configurate su Google Workspace, gratuito per gli enti idonei con Google for Nonprofits, o su altri sistemi. Un’email col dominio dell’ente è più credibile di una Gmail personale quando scrivete a un Comune o a uno sponsor.
Quanto costa un sito per un'associazione?
Meno di un sito aziendale, perché la struttura è più semplice e perché conosciamo bene questo tipo di progetto. Dopo una chiamata vi diamo un preventivo scritto e gratuito. Se il budget non basta vi diciamo cosa fare adesso e cosa rimandare.
Il sito lo dobbiamo aggiornare noi. Ce la faremo?
Sì. Costruiamo pannelli semplificati e vi formiamo con una call registrata. Chi carica gli eventi nelle associazioni che seguiamo lo fa senza chiamarci
Cosa dobbiamo pubblicare per legge sul nostro sito?
Dipende dalla forma giuridica e dalle entrate dell’ente. Alcuni enti del terzo settore devono pubblicare informazioni su compensi, bilanci o rendiconti del 5×1000. Prepariamo la sezione con la struttura corretta, ma la verifica di quali obblighi ricadono sul vostro ente va fatta con il vostro commercialista o consulente.
Possiamo raccogliere donazioni dal sito?
Sì. Integriamo i principali sistemi di pagamento e le piattaforme di raccolta fondi. Vi spieghiamo commissioni e differenze prima di scegliere, perché su piccoli importi incidono parecchio.
Gestite anche il tesseramento online?
Sì. Moduli di iscrizione, rinnovi, gestione anagrafica soci e comunicazioni. Abbiamo sviluppato ETShub, un gestionale dedicato interamente al Terzo Settore.
Scoprilo al seguente link: etshub.itCos'è Google for Nonprofits e possiamo accedervi?
È un insieme di strumenti gratuiti per le organizzazioni non profit idonee, che comprende Google Workspace e un budget pubblicitario mensile. I requisiti variano e la procedura di validazione richiede documentazione specifica. Facciamo la verifica insieme e, se ci sono i presupposti, seguiamo tutta la pratica.
Abbiamo un evento tra due mesi. Fate in tempo?
Dipende da cosa serve. Una pagina evento con programma e materiali coordinati sì. Un sito completo con area soci no. Ditecelo subito e organizziamo il lavoro a ritroso dalla data.
Lavorate solo con associazioni della zona?
La base è tra Gorla Maggiore e Marnate. In provincia di Varese e nell’Alto Milanese veniamo alle vostre riunioni. Fuori zona lavoriamo in call.
Il nostro consiglio cambia ogni tre anni. Come gestiamo il passaggio?
È il problema più sottovalutato del terzo settore. Lasciamo documentazione scritta di accessi e procedure, e la formazione registrata resta disponibile. Se serve, facciamo una call di allineamento con il nuovo direttivo.
Raccontiamoci il vostro progetto.
Un’ora di chiamata, senza impegno e senza costi. Ci dite cosa fate e come siete organizzati, e vi diciamo cosa ha senso costruire. Anche se la risposta è che per ora vi basta poco.